Неэффективное пространство – принципы упорядочивания хаоса как элемент повышения эффективности

Весьма распространенный способ воровства времени –  неэффективное пространство. Это – самое верное оружие офисного бездельника, согласно Крису Моррану. Если ваш стол является образцом порядка, то любой посторонний наблюдатель легко поймет, на месте вы или нет, работаете или нет и т.д. Другое дело, если на мониторе свисают целые гирлянды липких стикеров, исписанных делами, на столе громоздятся кучи книг, на включенном экране монитора толпятся открытые окна с какими-то проектами, таблицами, документами и т.д.

Как оказалось, можно настолько оптимизировать «пространство», что иногда даже хождения по офису становятся излишними. Например, если поставить автоматизированную систему приема и утверждения заданий или просто воспользоваться для этих целей электронной почтой. И тогда, прощайте пробежки по коридорам фирмы с бумажками, бег с препятствиями мимо офисной мебели, и многие другие виды офисного спорта.

Простейшее оборудование позволяет наводить такой порядок на столе и в документах, что только диву даешься, до чего дошел прогресс. Например, можно купить прозрачные файлы формата А4 для визитных карточек, которые позволяют красиво и аккуратно хранить несколько сотен визиток в большой папке на кольцах.

Апофеозом порядка является японская система Кайдзен или 5С. Всего пять слов, начинающимися в японском языке на букву С. В переводе на русский 5С звучит примерно так:

1. Сортируйте: избавьтесь от ненужного

2. Соблюдайте порядок: определите для каждой вещи свое место

3. Содержите рабочее место в чистоте

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание.

Хотя кажется, что система сложна и неприменима в российских условиях, на самом деле это не совсем так. Многие мои знакомые уже выполнили некоторые из данных пунктов у себя дома, один человек, даже сделал фотографии сушки для посуды и теперь приучает сотрудников разворачивать чашки в нужную сторону, чтобы было красиво.

Кстати, по поводу уборки. Обычно помогают следующие вещи: перепоручить кому-либо (возможно, за деньги), автоматизировать, научиться быстро делать необходимое с удовольствием от получаемого результата вместо раздражения от нежелания начать, ликвидации ненужных операций, систематизации вещей в доме (у каждой вещи свое место). Д. и Л. Аслетт «Дом, где всегда чисто». Существуют и другие книги на данную тему – о том, как переоборудовать дом, чтобы на уборку уходило гораздо меньше времени, а результат был бы гораздо лучше.

Если мы отделываем дом или офис такими материалами, которые быстро пачкаются, то приходится, не переставая, наводить порядок, и успехов в этом нелегком деле не видать. Например, я видела магазин, расположенный в центре Москвы, где постелили черный ковролин на пол. В тот день, когда стелили ковролин, директор гордо ответил мне: «У нас такой фирменный стиль». На следующий день ковролин УЖЕ поменяли. Потому что любой зашедший с улицы человек оставлял на этом великолепном шедевре корпоративного вкуса белые следы из дорожной пыли.

Подумайте, что для вас является ковром. И на что это можно заменить. Возможно, замена потребует денег и усилий, но, вложив их один раз, дальше вы будете экономить их ежедневно.

Неэффективное пространство – это тоже вор времени. Но это такой скрытый вор, к которому мы давно привыкли, и часто его даже не замечаем. Вещи часто воруют наше время. Есть несколько разных подходов к наведению порядка. На тренинге я придумала следующее упражнение. Я объединяю всех участников тренинга в 2 группы, одну группу прошу обосновать идею, почему хаос лучше, чем порядок, другую – наоборот, почему порядок лучше, чем хаос. Обычно после нескольких раундов дискуссии группы сходятся во мнении, что у них много общего.

И порядок, и хаос вредны, если довести их до абсолюта. Где-то посередине находится точка, в которой человек ощущает себя комфортно. Для каждого эта точка своя. В главе 8.8. Вы можете почитать о метапрограммах – таких фильтрах восприятия, которые отвечают за то, что мы считаем плохим, а что – хорошим. В этой книге многое основано на нахождении двух полюсов и точки оптимального баланса. Именно это и называется «самокоучингом».

В книге Аслетт «Дом, в котором всегда чисто» я нашла много практичных советов о том, как наводить порядок правильно. Оказывается, порядок начинается с ремонта. По мнению авторов книги, нужно без ложной жалости отказаться от всего, что ворует наше время, требуя за собой тщательного и постоянного ухода. Иными словами, есть такой подход, когда мы иногда можем пожертвовать красотой какого-то предмета, зато выгадать многократно в том, что нам не придется его ежедневно протирать от пыли.

Конечно, можно возразить, что красота требует жертв. Однако, задумайтесь, действительно ли то, как организовано ваше рабочее и жизненное пространство, красиво? Можно ли совместить одновременно красоту, функциональность и удобство.

Инна Иголкина