Законы тайм-менеджмента – секретное оружие успеха

Законы работают независимо от того, знаем мы о них, или нет. Знание основных законов тайм-менеджмента экономит больше времени, чем что-либо другое. Хотя, есть и в этом правиле свои исключения – если Вы находитесь не в том состоянии, в котором необходимо (в грусти и печали, влюблены и витаете в облаках, когда нужна сосредоточенность и т.д.) то сначала лучше привести себя в порядок, тогда законы будут лучше служить Вам.

Принцип Эйзенхауэра.

Важность и срочность дел – понятие растяжимое. Дела имеют тенденцию менять степень своей срочности и важности, но на какой-то определенный момент можно приблизительно определить эти показатели для себя. Точность тут большая не требуется.

Для кого-то написать письмо может быть делом неважным и несрочным, а для кого-то – наоборот.

Важные и срочные дела нужно делать не откладывая, самому. Это – тушение пожаров. Можно было бы и не допустить, чтобы так много дел были одновременно срочными и важными. Успешные люди делают эти дела на той стадии, когда они уже важные, но еще не срочные, тогда можно пользоваться помощью других людей, планировать время и т.д.

Неважные и несрочные дела можно смело кидать в мусорную корзину, хотя обычно именно они занимают львиную долю времени и доставляют самое большое удовольствие.

Обычно практика показывает, если мы не сделаем несрочные и неважные дела, ничего страшного не происходит.

Дела не срочные, но важные необходимо делать, хотя обычно именно для них и не хватает времени. Чтобы все-таки их сделать, нужно выделить время, когда Вы этими делами займетесь, и включить их в план. Именно эти дела обычно дают самую большую отдачу, если планировать свою карьеру и успех.

Дела срочные, но не важные можно делегировать, сокращать, исключать.

Если мы затянем исполнение не срочных, но важных дел, то они могут стать срочными и важными. Например, если мы только что залили в машину полный бак бензина, то следующая заправка бензобака – дело не срочное и не важное. По мере того, как мы едем, бензин расходуется, и к тому времени, как его останется 5 литров, заправка машины бензином становится делом срочным и важным. Проигнорировав это дело, мы можем застрять в пробке, когда нам придется бросить машину и пешком отправиться за бензином.

АВС анализ

В этой модели дела делятся на три типа: важные, не важные и прочие. Когда мы планируем день, мы должны включить в него в обязательном порядке дело А1, несколько дел В и стараемся исключить дела С. Допустим, надо написать отчет, и это дело категории С. Если мы будем долго откладывать это дело, оно постепенно может перейти в категорию В, а затем и в А.

Закон Паркинсона

Паркинсон установил, что работа занимает все отведенное на нее время. То есть, если Вы отвели для написания отчета время с утра и до обеда, не надейтесь, что Вам удастся выполнить его за полчаса. Если Вы отведете на написание отчета полчаса, возможно, Вы уложитесь не более, чем в 40 минут. Непонимание закона Паркинсона ведет к дрейфу целей в неопределенное будущее

Принцип полотна пилы

Снижение производительности из-за постоянных помех, эффект полотна пилы – бич тех, кто не может оказать существенного влияния на происходящее, например, менеджеров по работе с клиентами. Представьте, что вы пришли с утра на работу и вам нужно написать отчет.

Когда Вы приходите на работу, Вам, возможно, нужно какое-то время на раскачку, чтобы втянуться в работу. Рассмотрим пример. Когда Ваша производительность поднимается от нуля до 100 %, раздается телефонный звонок, затем приходит сотрудник, потом Вы идете обедать, после обеда отвечаете на электронную почту.

Что происходит с Вашей работоспособностью и написанием отчета? Она падает. Считается, что производительность каждый раз поднимается до 100%. Если нарисовать рисунок, это будет похоже на полотно пилы. На самом деле Ваша эффективность плавно снижается по мере увеличения количества помех. Вы работали над отчетом целый день, а написали совсем чуть-чуть.

Предположим, что срок сдачи отчета – утро завтрашнего дня. Что Вы себе говорите в этом случае? Как Вы себя чувствуете, и что Вы намерены предпринять? Может быть, Вы останетесь вечером после работы или придете намного раньше утром? Еще один момент, который здесь не учитывается, это наши биологические ритмы.

Проводилось множество статистических исследований, когда после тщательного хронометража и оценки работоспособностей было выяснено, как изменяется наша работоспособность в течение дня. Не говоря уже о том, что люди делятся на сов и жаворонков, когда Вы приходите утром на работу, если Вы хорошо отдохнули, Вы полны сил и Ваша работоспособность постепенно растет до обеда, когда наступает ее пик.

После обеда она снижается, потом немного повышается примерно до пикового уровня, а затем начинает падать. Когда кончается обычный рабочий день, в среднем работоспособность примерно в два раза ниже, чем до обеда, и она неуклонно снижается. Таким образом, работа, на выполнение которой у Вас ушел бы один час во время, когда Вы полны энергии, занимает у Вас 2-3 часа, если вы делаете ее в неподходящее время, когда Ваша эффективность равна 30%.

Как Вы после работы до 2-х часов ночи придете в 8 часов утра на работу? А что Вы можете сказать о качестве работы, которую Вы делаете из последних сил? Существует распространенное заблуждение насчет аврала, что в этом состоянии Вы более творчески подходите к работе, что у Вас просыпаются скрытые резервы и таланты. К тому же, не все люди могут работать под дамокловым мечом срочности. 

Как-нибудь найдите время и сравните две похожие работы, одну из которых Вы делали в спокойном состоянии, обдумывая, планируя, находя красивые слова, и другую, когда время поджимало, и Вы еле успели к последнему моменту. Как Вы думаете, что Вы увидите, сравнив их?

Большинство людей сильно удивляются и говорят, что они заметили много неожиданного. Обычно работа, которая хорошо спланирована, продумана и детально проработана, получается намного лучше, чем та, которая была сделана экспромтом. Еще необходимо учитывать рекомендацию делать 5 минут перерыва один раз в час.

В идеале лучше искать для себя оптимальный баланс между работой и отдыхом, чтобы не перенапрягаться. Обратите внимание на график успешных людей. У них однотипные дела скомпонованы в общие блоки деятельности. Эффекта пилы избежать полностью не удается, но за счет объединения дел в большие блоки Вы затем переключаетесь на деятельность другого рода, собранную в следующий большой блок, и таким образом, отдыхаете.

Что делать, если Вас все время отрывают от работы другие сотрудники? Выделяйте в своем графике блоки, когда Вы будете с ними общаться, а в остальное время ограничивайте общение. Через некоторое время окружающие привыкнут. Конечно, это правило срабатывает не всегда и не со всеми, но общий принцип понятен.

Еще один способ справиться с эффектом «полотна пилы» - научиться входить в «состояние гениальности». Это такое состояние, когда Вы уже делаете то, что Вам нужно с большой эффективность. Иногда людям нужно очень много времени для того, чтобы войти в это состояние. Приучив себя мгновенно входить в рабочее состояние, «включать» себя как лампочку щелчком кнопки, Вы сэкономите много времени, сил и нервов.